Memilih CRM Sesuai Kebutuhan Bisnis Anda

Memilih CRM Sesuai Kebutuhan Bisnis Anda

Customer Relationship Management merupakan salah satu peluang yang akan membantu keberhasilan bisnis Anda. Dalam memilih sistem CRM sangat membantu para pelaku bisnis untuk meningkatkan kualitas kinerja perusahaan dan membantu meningkatkan penjualan bisnis Anda. Hal ini sangat membantu dalam memantau semua aktivitas yang terjadi pada bisnis Anda seperti yang berhubungan dengan pelanggan. Selain itu, para pekerja manual akan menggunakan excel atau mungkin kertas untuk menyimpan data pelanggan, dan pastinya itu sangat tidak efektif untuk perusahaan karena akan menghambat kemajuan bisnis. Maka dari itu para pelaku bisnis perlu memilih CRM sesuai kebutuhan bisnis untuk mengembangkan bisnisnya agar semua data dan aktivitas perusahaan dapat tersimpan pada satu system yang sudah jelas keamanannya.

CRM sangat banyak dicari oleh pebisnis di Indonesia karena software ini berhubungan dengan kepuasan pelanggan. Semakin banyak pelanggan yang loyal terhadap bisnis Anda, itu akan membuat bisnis Anda berjalan dengan baik. Pelanggan yang puas akan mendatangkan pelanggan-pelanggan baru karena menjadi sebuah rekomendasi bagi pelanggan pertama, hal ini akan membuat daya jual bisnis menjadi lebih meningkat. Oleh karena itu penting untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

Kita juga tahu bahwa mempertahankan sebuah pelanggan tidaklah mudah, kita harus membangun sebuah kepercayaan terhadap pelanggan dengan sistem yang sudah kita rancang sebelumnya, tetapi sistem CRM yang kita rancang harus selalu diperbaiki agar kualitas sistem nya tetap terjaga dan lebih optimal. Lalu, untuk para staff juga harus diberi pelatihan lebih supaya kualitas kerja mereka semakin baik, dan mengelola sistem CRM nya pun lebih bisa mendapatkan hasil yang maksimal. 

Beberapa hal yang membuat fungsi CRM gagal

Dalam memilih CRM juga harus berhati-hati karena jika terjadi kesalahan akan berisiko besar. Karena seringkali kenyataan di lapangan bahwa CRM tidak berjalan lancar dan tidak sesuai dengan harapan. Ekspektasi yang terjadi tidak sesuai realita yang sudah dibayangkan. Berikut ada beberapa hal yang membuat fungsi CRM gagal sehingga tidak berjalan dengan lancar di sebuah perusahaan :

Fungsi dari tujuan CRM berantakan

Tujuan yang tidak jelas pada sistem CRM akan menyebabkan proyek menjadi tidak terarah. Anda perlu mengidentifikasi tujuan dari software CRM apakah tercapai atau tidak. Setelah pemasangan dan melakukan konfigurasi software CRM anda perlu melihat apakah ada perubahan atau tidak. Anda dapat mengetahui apabila tujuan sistem CRM itu berhasil jika dapat memuaskan perusahaan, pelanggan ,dan penggunanya.

Terlalu mementingkan teknologi CRM dan vendor

Salah satu yang membuat fungsi CRM itu gagal adalah karena perusahaan terlalu fokus dan mementingkan permasalahan pada teknologi CRM contohnya seperti perusahaan menginginkan seluruh call center, perangkat on demand CRM. Walaupun teknologi tersebut membantu CRM tetapi terlalu memperhatikan hal tersebut akan mengganggu perusahaan kedepannya dan membuat strategi CRM Anda berjalan tidak sesuai.

Terlalu cepat menggunakan CRM

Beberapa perusahaan ingin memutuskan seluruh bisnis mereka harus menggunakan CRM secepat mungkin. Padahal terburu-buru dalam penggunaan sistem CRM bisa menjadi sebuah awal masalah karena karyawan perlu memahami konsep CRM terlebih dahulu. Apabila karyawan tidak mempunyai pengetahuan tentang konsep CRM akan menjadi masalah. Hal ini membuat perlunya edukasi tentang konsep CRM agar karyawan dapat memahami konsep CRM itu sendiri. Seseorang yang memahami pentingnya CRM akan cocok berurusan dengan pelanggan dan perusahaan mengenai CRM.  

Perencanaan CRM Yang Tidak Baik

Jika ingin sukses perencanaan CRM nya, salah satu kuncinya dalam membentuk CRM yang bagus dan efisien adalah selektif dalam menentukan rekan yang baik. Perencanaan inilah yang akan menentukan kelancaran fungsi CRM untuk mendorong kesuksesan perusahaannya. Perencanaan CRM yang dibentuk harus dirancang untuk menemui konsumen dan sebanding dengan perencanaan bisnis perusahaannya. Hal yang akan membuat CRM di perusahaannya berhasil dan berkelanjutan ialah dengan menyeimbangkan perencanaan CRM dengan seluruh elemen perusahaan, dimulai dari Sumber Daya Manusia, Proses bisnis, sampai Prioritas bisnis perusahaannya. 

Proses Bisnis dengan Rancangan yang Tidak Baik

Dalam proses bisnis biasanya waktu yang diperlukan setiap 4-5 tahun, lalu rata rata perbaikan nya setiap 20 bulan. Jika Anda tidak memperbaiki proses bisnis, Anda hanya akan membuka ruang baru bagi staff dalam mengolah data. Bahkan hasilnya pun pasti sudah dapat diprediksi, yaitu kurangnyanya minat penggunaan software CRM. Maka yang akan terjadi ialah, staff akan tetap bekerja dengan cara manual yang biasa mereka lakukan. Memperbaiki proses bisnis dengan otomatisasi proses lebih penting daripada mencapai produktivitas staff dengan teknologi. Tetapi sebelum menentukan fitur software yg diperlukan tentu harus memperhatikan proses bisnis yang ada, bertujuan untuk memastikan bahwa CRM memang benar berjalan dengan efisien. 

Perbaikan Proses Berkelanjutan yang Rendah

Banyak perusahaan yang menginginkan target pelanggan mereka banyak, meningkatnya pangsa pelanggan, dan juga mempertahankan pelanggan agar tetap menggunakan produk atau layanan yang ditawarkan memang tidak ada habisnya. Maka perbaikan proses bisnis harus tetap dilakukan untuk mengoptimalkan fungsi CRM secara konsisten. Tetapi perbaikan fungsi CRM yang berhasil pun lama lama akan menurun penggunaan nya jika tidak dilakukan perbaikan secara berkala. Dari itu perusahaan harus memantau efektivitas penggunaan CRM dan memberikan pelatihan kepada para staff nya. 

Kurangnya Penyesuaian penggunanya

Kendala utama pada permasalahan ini adalah susahnya mengubah perilaku pelanggan yang dapat memicu kegagalan pada sistem CRM jika tidak segera diatasi. Pada sistem CRM yang baru, mengharuskan para staff mempelajari peran baru yaitu untuk memahami proses baru, otomatisasi dan juga tanggung jawab baru. Hal ini juga sebenarnya dapat membingungkan dan sulit diterima oleh beberapa orang. Untuk mengatasi hal tersebut yaitu dengan adanya perubahan manajemen secara sistematis yang akan membuat kondisi lebih stabil dan orang orang lebih merasakan manfaatnya. Perubahan yang dapat dilakukannya ialah penilaian kesiapan, perencanaan komunikasi, analisis dampak teknologi, dan juga mempelajari software baru. Beberapa langkah tersebut dapat menghindari sebab kegagalan pada tujuan bisnis. 

Kurangnya Penglihatan 

Jika anda tidak menentukan tujuan dan target, itu adalah sebuah kesalahan besar dalam menjalankan sistem CRM. Mengapa? Karena sistem CRM dirancang agar mudah dalam beradaptasi, yang digunakan untuk berbagai bidang industri atau kasus pelanggannya. Jika tidak ada target atau tujuan yang akan dicapai, maka sistem CRM bisa hilang fokus dalam proses perencanaan dan implementasi nya. Jadi tujuan dan targetnya harus lebih jelas agar sistem CRM nya kemungkinan implementasi nya berhasil. 

Kurangnya Adopsi Pengguna

Banyak nya staff yang menolak secara aktif dalam mempelajari esensi sistem yang ada merupakan sebab permasalahan yang bisa membuat kegagalan sebuah bisnis CRM. Hal ini dikarenakan mungkin sistem CRM yang membingungkan dan sulit dipahami oleh beberapa staff, situasi tersebut sangatlah mungkin dan sering terjadi. Solusinya adalah dengan memperbanyak pelatihan untuk para staf agar terbiasa dalam menggunakan sistem CRM ini. 

Berpikir Itu Hanya Solusi Teknologi 

Memang mudah jika perusahaan hanya bersemangat tentang teknologi dibalik bisnis CRM mereka ini, namun harus diingat bahwa jika hanya perangkat lunak saja yang di tekan untuk untuk meningkatkan hubungan pelanggan hasilnya tidak bisa. Kalau hanya teknologi saja tidak bisa untuk meningkatkan hubungan itu. Kecuali jika CRM memang digunakan oleh staff terlatih dan dikelola secara baik maka hasil yang didapat bisa saja kuat. 

Gagal Melibatkan Pengguna Akhir

Biasa nya yang menentukan hasil akhir gagal atau berhasil nya sistem CRM ini ialah pada pengguna akhir. Karena jika sistem CRM ini diimplementasikan dengan buruk maka para pengguna tidak akan memakai sistem ini lagi atau menghindari penggunaanya, yang lebih buruk nya lagi mungkin saja para pengguna menggunakan nya dengan proses yang lebih buruk lagi yang bisa menyebabkan proses sistem ini menjadi tidak efisien. Maka dengan adanya pengguna akhir di proses pengujian dan perencanaan ini lah bisa mengurangi permasalahan yang ada di atas, dan juga biaya ini seringkali dapat dihindari. 

Kita harus tetap mengawasi kinerja CRM agar hal hal yang tidak diinginkan seperti yang diatas tidak terjadi. Kita tahu bahwa fungsi CRM sangat lah penting dalam membangun sebuah hubungan yang erat dengan pelanggan. Selain itu CRM juga dapat membuat biaya pengeluaran sebuah perusahaan dalam bidang pemasaran menjadi lebih hemat. Mengapa? Karena dengan sistem CRM ini bisa langsung mengarah ke tujuan pasar mereka, jadi tidaklah perlu mengeluarkan biaya lebih banyak untuk melakukan sebuah survei target pasar mereka.

Dari sekian banyak manfaat dari sistem CRM ini pasti ada beberapa hal penyebab kegagalan dan keberhasilan nya. Kita harus tahu apa yang harus kita lakukan ketika sistem CRM ini mengalami kegagalan atau sebuah solusi ketika sistem ini gagal. Jadi Anda harus mempunyai beberapa rencana agar bisnis anda tetap berjalan dan kendala kendala seperti diatas dapat segera diatasi dengan baik dan cepat, serta sistem CRM dapat segera dioperasikan secara optimal lagi.

Cara memilih CRM yang baik

Ada beberapa sebuah tips atau cara yang bisa meminimalkan kegagalan yang terjadi pada sistem CRM seperti poin poin diatas. Sebuah kegagalan tentu ada penyebab, dan penyebab nya itu pasti ada sebuah solusi. Dan sebuah solusi ada karena pemikiran dari anda sendiri. Maka disini Saya akan membantu menjelaskan kepada Anda agar terhindar atau meminimalkan resiko kegagalan ini, diantaranya :

Memahami apa itu sistem CRM

Untuk penggunaan CRM pastinya Anda perlu tahu dulu apa itu CRM. Karena ada beberapa para pebisnis menggunakan CRM tetapi tidak memahami dan tidak mempunya pengetahuan tentang CRM. Anda bisa terjun ke bisnis dan bersaing dengan orang lain jika Anda sudah paham apa itu CRM\

Mempelajari jenis-jenis sistem CRM

CRM mempunyai beberapa jenis yang perlu Anda ketahui sebagai penyesuaian untuk kebutuhan bisnis Anda. Berbagai jenis CRM dapat membantu mencapai tujuan bisnis Anda dari sudut yang berbeda. Memilih sistem CRM  terbaik untuk bisnis Anda harus mempertimbangkan tujuan bisnis Anda dan hambatan utama yang harus diatasi. Jenis CRM yang perlu Anda ketahui, diantaranya :

  • Operasional berfungsi untuk menyimpan data pelanggan, kesepakatan, dan juga sebagai solusi untuk biaya dukungan pelanggan yang tinggi.
  • Analitis membantu Anda dalam proses analisis data-data yang diperoleh dari Operational CRM seperti marketing, sales, dan customer service dalam mencari solusi terbaik untuk menjalin hubungan dengan pelanggan.
  • Kolaboratif atau Strategis membantu perusahaan berbagi informasi pelanggan antara unit bisnis seperti penjualan, pemasaran, tim dukungan dan teknis. Misalnya, umpan balik dari tim layanan pelanggan sangat membantu tim pemasaran untuk menjangkau pelanggan sasaran dengan produk/layanan tertentu.
  • Menentukan tujuan

Ini merupakan salah satu hal terpenting dalam memilih CRM. Langkah ini agar Anda dapat memahami masalah-masalah yang ingin diselesaikan. Dengan anda mengetahui masalah Anda yang ingin diselesaikan akan membuat penggunaan menjadi efektif contohnya memantau aktivitas leads, melacak peluang, mengatur operasional bisnis, mengelola hubungan dengan pelanggan, dll.

Mengidentifikasi fitur-fitur yang ada

Langkah ini cukup memakan waktu cukup banyak karena Anda perlu melakukan penelitian pada fitur-fitur CRM. Karena Anda perlu mengetahui fitur CRM yang harus dicari untuk kebutuhan bisnis Anda. 

Mempertimbangkan biaya

Biasanya memilih CRM berbasis cloud oleh SaaS mempunyai harga yang lumayan terjangkau, namun biaya tersebut tergantung juga pada paket dan metode yang digunakan. Lalu, hal ini menjadi pertimbangan utama untuk para UKM. Beberapa dari mereka memulai dengan mencoba gratis untuk bisnis mereka dalam jangka waktu beberapa hari. Kemudian jika ingin dilanjutkan akan berubah ke dalam bentuk berbayar. Dalam masa uji coba Anda dapat menggunakan semua fitur yang disediakan dengan menggunakan CRMTrack. CRMTrack dapat digunakan di beberapa bisnis dan mempunyai harga yang cukup terjangkau.

Pengimplementasian 

Setelah Anda menggunakan software baru, tentunya Anda akan melakukan implementasi. Anda mungkin memerlukan konsultan atau anggota staff dari luar untuk memimpin implementasi. Akan ada tahap pelatihan dan pengujian dimana kesalahan dalam sistem akan berhasil ditangani sampai CRM dapat dimanfaatkan dengan baik tetapi, akan ada biaya yang terlibat dalam pelatihan tim Anda untuk mengoperasikan sistem CRM yang akan diimplementasikan.

Kesimpulan

Kita juga tahu bahwa mempertahankan sebuah pelanggan tidaklah mudah, kita harus membangun sebuah kepercayaan terhadap pelanggan dengan sistem yang sudah kita rancang sebelumnya, tetapi memilih sistem CRM yang kita rancang harus selalu diperbaiki agar kualitas sistem nya tetap terjaga dan lebih optimal. Lalu untuk para staff juga harus diberi pelatihan lebih supaya kualitas kerja mereka semakin baik, dan mengelola sistem CRM nya pun lebih bisa mendapatkan hasil yang maksimal. 

Tentu saja sebuah perusahaan tidak akan bisa berjalan sendiri tanpa bantuan para staff yang mengelola didalamnya. Tanpa mereka kita tidak bisa mengatasi semua masalah dengan sendiri. Sistem CRM juga tidak bisa dikelola dengan sembarangan orang, harus ada pelatihan sebelum mengelola sistem ini. Terkadang banyak staff yang menolak untuk mempelajari sistem CRM ini dikarenakan terlalu sulit, jika diadakan nya sebuah pelatihan khusus masalah ini bisa diatasi secara cepat. Adanya sistem CRM ini bisa membantu meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan lebih efektif, jadi memang harus diperkirakan secara baik agar penganggaran dana nya bisa lebih efisien. 

Demikian, langkah-langkah diatas untuk memberikan solusi kepada Anda agar dapat memilih CRM terbaik sesuai dengan kebutuhan bisnis yang Anda punya. Penggunaan CRM yang sesua.i akan meningkatkan perkembangan bisnis Anda. Maka dari itu mulai uji coba gratis pada CRMTrack dari PT. Zegen Solusi Mandiri untuk membantu perkembangan bisnis Anda menjadi lebih baik dan efisien.